El uso de un programa informático para la gestión administrativa de la empresa es una de las prácticas más certeras de un buen Gerente o dueño de Negocio. A lo largo de mucho tiempo he escuchado diversas opiniones sobre la necesidad de instalar o desarrollar un sistema administrativo que se encargue de gestionar los procesos de forma eficiente. Aún hay quienes piensan que no les hace falta, hay otros que los usan a una mínima expresión para algunos procesos como la facturación y un mediano control del inventario de productos, pero cada día hay mas personas dueñas de empresas o directores de negocios que están convencidos que un sistema administrativo es una herramienta que apalanca el éxito y crecimiento de la empresa.
Gestión Efectiva
Actualmente se han notado las debilidades que los sistemas administrativos convencionales del mercado presentan antes la imposibilidad de gestionar los procesos bajo las condiciones cambiante que vivimos. El hecho de manejar, de forma extraoficial, más de una moneda para registrar las transacciones, ha conllevado a muchos administradores a realizar o implementar procedimientos manuales ya que los sistemas no pueden gestionarlos. La dinámica exclusiva de cada negoció genera la necesidad de crear rutinas especiales que solo son llevados en esos comercios, esto trae la dificultad de diseñar un producto genérico que sirva para todo tipo de negocio. A su vez, la creación de diferentes versiones de un programa para la gestión administrativa conlleva a la necesidad de ofrecer servicios de soporte y asesoría adecuada para garantizar el buen funcionamiento de los mismos.
Asistencia y Soporte Técnico
Una de las inquietudes o temores del director o gerente de la empresa a la hora de implementar un sistema recae sobre la confianza de saber si el producto cubrirá sus requerimientos. Es allí cuando inicia una búsqueda de recomendaciones sobre determinados productos para obtener una idea sobre la posibilidad que también le sirva a su negocio. Es posible que una solución que le sirva a una empresa o grupo de empresas no encaje o funcione según lo esperado en nuestra empresa. Las recomendaciones son, de seguro, una forma de obtener confianza sobre el producto, sin embargo es importante tomar en cuenta otros factores a la hora de implementar una solución definitiva. Uno de esos aspectos es el soporte y asistencia al usuario luego de la venta o instalación del sistema. Este punto es crítico, actualmente ha decaído por diversas razones. Algunos gerentes piensan que los precios que ofrecen para estos servicios son elevados, las empresas que se encargan de estos servicios no satisfacen las expectativas del cliente así como también la falta de interés o importancia que el cliente le da a este tema.
Igualmente existe por parte de los gerentes o dueños de empresa el desconocimiento de cuanto puede ser el valor real de estos servicios. No existe una cultura que destaque la importancia que representa para la empresa mantener en un buen funcionamiento los sistemas de gestión. El soporte y asistencia técnica a la hora de implementar un sistema administrativo es de vital importancia a la hora de tomar una decisión en la implementación de las aplicaciones.
Adquirir un sistema administrativo es una inversión
Cuando se instala un programa que gestionara los procesos administrativos hay que verlo como una inversión que dará una rentabilidad en el futuro. Cuando el inventario de producto se lleva de forma correcta, cuando se emiten facturas que generan los registros de ventas que servirán para las estadísticas en la toma de decisiones, al llevar de forma ordenada el registro de los proveedores, clientes y otras entidades importantes, al llevar un control en el punto de venta y las transacciones de caja, todo esto contribuyen al ahorro de costos que se verán reflejados en las utilidades finales de la empresa. Si Ud. no tiene un sistema administrativo que gestione su negocio, instale uno. Si Ud. está pensando en instalar una solución para los procesos, no lo piense más, hágalo. Si Ud. posee una aplicación, continúe con ella, comuníquese con su proveedor para actualizarla o cámbiela si nota que ya no está a la altura del crecimiento de su empresa.
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